Beurkundungsverfahren

Für die Auftragserteilung ist keine besondere Form gesetzlich vorgeschrieben; sie kann also auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Wir behalten uns vor, für die Einleitung eines Beurkundungsverfahrens einen ausdrücklichen Auftrag schriftlich (originalschriftlich oder als Fax-Kopie oder als Scan-Kopie per E-Mail) oder wenigstens in Textform (per E-Mail) zu verlangen. Dies dient aber gegebenenfalls nur unserem Interesse an der Verfahrensdokumentation und schließt andere Formen der Auftragserteilung (insbesondere mündlich, auch telefonisch) nicht aus. 

Durch die Beauftragung des Notars, vor allem mit der Bitte, einen Urkundenentwurf zu erstellen, wird ein Beurkundungsverfahren eingeleitet. 

Zur Vorbereitung der beabsichtigten Beurkundung erfolgt zunächst die Erstellung des Entwurfs der beabsichtigten Urkunde. Die Bearbeitungsdauer für die Erstellung des ersten Urkundentwurfs beträgt in der Regel bis zu sechs Wochen. Diese Angabe ist aber nur als grober Richtwert zu verstehen. Je nach Schwierigkeitsgrad und Umfang der Angelegenheit sowie mit Blick auf unsere allgemeine Auftrags- und Terminlage kann es im Einzelfall deutlich schneller gehen (z.B. bei einem Immobilienkaufvertrag, einer Grundschuld oder einer General- und Vorsorgevollmacht) oder auch einmal länger dauern (insbesondere bei komplexen erbrechtlichen oder ehevertraglichen Gestaltungen oder Übertragungsverträgen). Wir bemühen uns natürlich, jedes Mandat möglichst zügig zu bearbeiten, bitten aber um Verständnis dafür, dass wir parallel eine Vielzahl von Mandaten mit unterschiedlichem Umfang, Schwierigkeitsgrad und Eilbedarf sorgfältig bearbeiten müssen.

Nach der Übersendung des Entwurfs prüfen Sie diesen bitte sorgfältig und teilen Sie uns etwaige Fragen, Änderungs- und Ergänzungswünsche sowie ggf. noch fehlende Angaben, die im Entwurf markiert oder kommentiert sind, mit. Für eine effiziente Verfahrensgestaltung fassen Sie bitte möglichst sämtliche Anmerkungen/Fragen in einer Stellungnahme zusammen; wenn mehrere Personen/Parteien beteiligt sind, stimmen sich diese hierzu bitte untereinander ab. Wenn Sie uns Ihre Anmerkungen/Fragen/Änderungs-/Ergänzungswünsche „scheibchenweise“ in mehreren Zuschriften mitteilen oder wenn wir von mehreren Beteiligten unterschiedliche Stellungnahmen erhalten, kann dies die weitere Sachbearbeitung erheblich erschweren und verzögern. Für diesen Fall behalten wir uns vor, das Verfahren bis zur Klärung des Sachstandes auszusetzen. Achten Sie bei sämtlichen Zuschriften auf die Angabe des richtigen Aktenzeichens, damit die Zuschrift bei uns zügig dem richtigen Verfahren zugeordnet werden kann.

Nach einer etwaigen weiteren Bearbeitung erhalten die Beteiligten den Entwurf in überarbeiteter Fassung; die vorstehenden Anmerkungen zur Entwurfserstellung und -kommentierung gelten auch für diese und jede weitere Entwurfsfassung.

Ein Beurkundungstermin soll nur und erst dann vereinbart werden, wenn ein beurkundungsreifer Entwurf vorliegt. Dies setzt voraus, dass (a) keinerlei Punkte im Text des Entwurfs mehr offen sind, (b) alle Beteiligten den Entwurf in dieser Fassung von dem Notar erhalten haben, (c) den Entwurf im Wesentlichen verstanden haben und (d) mit dem Entwurf einverstanden sind. Solange auch nur einer der vorgenannten Punkte (a) bis (d) noch nicht erfüllt ist, sehen Sie bitte von Nachfragen nach einem Beurkundungstermin ab. Wenn Untersicherheit zu lit. (c) oder (d) besteht, teilen Sie uns etwaige Fragen zur Klärung mit.

Wird das Beurkundungsverfahren erfolgreich beendet, indem die beabsichtigte Beurkundung durchgeführt, d.h. die Urkunde von dem Notar umfassend vorgelesen und erläutert und sodann von allen Beteiligten genehmigt und unterschrieben wird, fällt eine Beurkundungsgebühr an. Mit dieser Gebühr ist auch die Vorbereitung dieser Beurkundung, vor allem die diesbezügliche vorangehende Beratung und Entwurfsbearbeitung, abgegolten. Kostenschuldner sind grundsätzlich derjenige, der den Auftrag für die Beurkundung erteilt hat, sowie ferner jeder, dessen Erklärung beurkundet worden ist.