Hinweise zur Terminvereinbarung und zum Ablauf im Notariat

Wie vereinbare ich einen Termin?

Die Terminvereinbarung hängt davon ab, ob es sich um eine neue Angelegenheit oder ein bereits laufendes Verfahren handelt.

Laufende Verfahren

In bereits laufenden Verfahren erfolgt die Terminabstimmung in der Regel über diejenige Sachbearbeiterin, die aus dem bisherigen Schriftverkehr ersichtlich ist. Die Einbindung dieser Sachbearbeiterin erfolgt aufgrund ihrer inhaltlichen Vertrautheit mit dem Verfahrensstand und dient einer sachgerechten Organisation des weiteren Ablaufs.

Neue Angelegenheiten

Bei neuen Anliegen bitten wir darum, uns zunächst das Regelungsanliegen bzw. das Thema der gewünschten Besprechung vorzugsweise über das passende Online-Formular, ansonsten aber auch über unser Kontaktformular oder per E-Mail oder schriftlich (auf dem Postweg) mitzuteilen und stets vollständige Kontaktdaten anzugeben.

Telefonische Kontaktaufnahme

Unsere Telefonzentrale ist innerhalb der angegebenen Telefonzeiten erreichbar. 

Sie dient der organisatorischen Unterstützung und dem Erstkontakt, insbesondere
• zur Orientierung hinsichtlich der richtigen Kontakt- und Übermittlungswege für Ihr Anliegen,
• zur Übersendung von Links zu den passenden Online-Formularen,
• zur Entgegennahme allgemeiner organisatorischer Anfragen sowie
• zur Koordination von Terminen nach vorheriger interner Prüfung.

Die Telefonzentrale ist hingegen nicht für die inhaltliche rechtliche Beratung zuständig. Um die Erreichbarkeit für alle Anrufenden sicherzustellen und eine zügige Bearbeitung der Anliegen zu ermöglichen, bitten wir um Verständnis, dass über die Telefonzentrale auch keine ausführliche Aufnahme oder Protokollierung von Sachverhalten erfolgt.

Ist eine Übermittlung Ihres Anliegens über ein Online-Formular, unser Kontaktformular, per E-Mail oder auf dem Postweg im Einzelfall nicht möglich, kann die Telefonzentrale veranlassen, dass sich eine Sachbearbeiterin mit Ihnen in Verbindung setzt, um die erforderlichen Grundinformationen aufzunehmen und das weitere Vorgehen abzustimmen.

Die Zeiten, in denen eine Sachbearbeiterin in einem laufenden Verfahren direkt angerufen werden kann, sind bewusst eingeschränkt, um eine konzentrierte Sachbearbeitung zu ermöglichen (nähere Informationen hier). Die Möglichkeit, sich per E-Mail bei der zuständigen Sachbearbeiterin zu melden (und auf diese Weise auch die Abstimmung eines Telefontermins außerhalb der üblichen Sprechzeiten anzuregen), besteht für Sie stets und unbeschränkt.

Bearbeitung Ihres Anliegens

Nach Eingang Ihres Anliegens erfolgt zunächst eine sorgfältige Prüfung. 

Geprüft wird insbesondere
• ob wir zuständig sind,
• wie dringlich das Anliegen ist,
• ob ein Bezug zu laufenden oder früheren Vorgängen besteht,
• welcher Prüfungs- und Vorbereitungsbedarf besteht,
• wie das weitere Verfahren zweckmäßig gestaltet werden kann und
• ob eine Terminvereinbarung sinnvoll ist und welcher zeitliche Rahmen einzuplanen ist.

Im Anschluss erhalten Sie eine Rückmeldung mit Rückfragen, einem Terminangebot oder einem Vorschlag zum weiteren Vorgehen.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass diese Prüfung einige Werktage in Anspruch nehmen kann. Das liegt nicht nur an den Schwierigkeitsgrad und Umfang des einzelnen Anliegens, sondern auch an der Vielzahl von Anfragen, die wir täglich erhalten.

Hinweis zur rechtlichen Einordnung, Kommunikation und Vorbefassung

Bitte beachten Sie, dass eine rechtliche Befassung stets eine vollständige und sorgfältige Prüfung des jeweiligen Sachverhalts erfordert.

Eine informelle oder überschlägige rechtliche Einschätzung einzelner Fragen ist daher in der Regel nicht möglich. Eine Beratung erfolgt ausschließlich strukturiert und auf Grundlage eines vollständig erfassten Sachverhalts.

Eine persönliche Beratung ist dabei unverbindlich im Sinne einer fehlenden Verpflichtung zur weiteren Mandatierung, stellt jedoch bereits eine Amtstätigkeit dar und kann nach den gesetzlichen Vorschriften gebührenpflichtig sein. "Unverbindlich" bedeutet daher nicht "kostenfrei". Weitergehende Informationen finden Sie hier.

Zudem kann bereits im Vorfeld eines vereinbarten Termins – insbesondere im Rahmen einer schriftlichen oder telefonischen Korrespondenz – eine sachliche rechtliche Befassung mit dem konkreten Anliegen erfolgen, die Bestandteil einer gebührenpflichtigen notariellen Amtstätigkeit sein kann.

2. Persönliche Vorsprache (bitte nicht ohne Termin)

Unser Büro ist auf eine terminbasierte Bearbeitung von Anliegen ausgerichtet, da nur so eine sachgerechte Vorbereitung und angemessene Bearbeitung gewährleistet werden kann. 

Spontane Vorsprachen ohne Termin und insbesondere eine "offene Sprechstunde" sind nicht vorgesehen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine neue oder bereits laufende Angelegenheit handelt. Denn während der regulären Arbeitszeit ist das Notariat vollständig mit der Vorbereitung und Durchführung von Terminen sowie der Bearbeitung laufender Verfahren befasst. Eine parallele Bearbeitung unangekündigter Anliegen ist daher organisatorisch nicht möglich.

Mittwochs ist unser Büro für den Mandantenverkehr geschlossen und steht auch nicht für kurzfristige oder spontane Vorsprachen zur Verfügung.

3. Terminvorlauf und Organisation

Der zeitliche Vorlauf bei Beratungsterminen ergibt sich aus einer bewusst strukturierten Büroorganisation, die sicherstellt, dass sämtliche Mandate geordnet, priorisiert und mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet werden können.

Pro Woche werden durch die Notare eine Vielzahl von Beurkundungen durchgeführt. Dies umfasst ein sehr breites und inhaltlich stark variierendes Spektrum an Verfahren, die jeweils eine individuelle Vorbereitung, Prüfung und Durchführung erfordern und die einen sehr unterschiedlichen Umfang, Schwierigkeitsgrad und zeitlichen Bedarf haben.

Zur Sicherstellung einer geordneten Bearbeitung werden pro Notar und Arbeitstag nur eine beschränkte Anzahl von Beratungsgesprächen für neue Mandate eingeplant. Dadurch wird gewährleistet, dass neue Anliegen und laufende Verfahren in einem angemessenen Verhältnis bearbeitet werden können. Beratungstermine werden daher in der Regel zeitnah nach Anfrage vergeben, können jedoch – abhängig von Auslastung und Terminlage – auf einen Zeitpunkt in mehreren Wochen terminiert werden. 

Beurkundungstermine in bereits vollständig vorbereiteten Verfahren sind dagegen häufig recht kurzfristig möglich.

Die tatsächliche Wartezeit hängt natürlich stets auch von der zeitlichen Flexibilität der Beteiligten ab.

4. Beurkundungstermine

Beurkundungstermine werden grundsätzlich erst vergeben, wenn:
• ein vollständiger Urkundenentwurf vorliegt und
• dieser allen Beteiligten übermittelt wurde und
• alle Beteiligten den Inhalt des Entwurfs verstanden haben und mit diesem Inhalt einverstanden sind.

Vorher wird ein Beurkundungstermin weder reserviert noch unter Vorbehalt vereinbart.

Dies dient einer geordneten und effizienten Verfahrensgestaltung sowie der Vermeidung unnötigen Zeitdrucks. Aufgrund der hohen Nachfrage und des gesetzlichen Versorgungsauftrags ist eine sorgfältige Kapazitätssteuerung erforderlich. 

Wenn Fragen oder sonstiger Besprechungsbedarf zu einem vorliegenden Urkundenentwurf bestehen, ist (vorzugsweise über die zuständige Sachbearbeiterin) ein Besprechungstermin zur weiteren Vorbereitung der Beurkundung zu vereinbaren.

Abstimmung mehrerer Beteiligter

Bei mehreren Beteiligten sollten diese sich zunächst intern über einen Termin abstimmen. Erst danach kann ein verbindlicher Beurkundungstermin vereinbart werden.

Werden ausnahmsweise mehrere Termine angeboten, bitten wir um Rückmeldung bis zum nächsten Werktag 12:00 Uhr. Erfolgt keine Rückmeldung, werden die Termine wieder freigegeben.

5. Vorbereitung und Ablauf von Beratungsterminen

Vorbereitung der Erstberatung

Zu jedem Termin sollte ein gültiger Personalausweis oder Reisepass mitgebracht werden.

Sofern eine Beratung zu bereits vorhandenen Urkunden oder Unterlagen erfolgen soll, bitten wir darum, diese spätestens eine Woche vor dem Termin in Kopie zu übermitteln. Werden Unterlagen erst im Termin vorgelegt, ist eine vollständige rechtliche Durcharbeitung im Termin in der Regel nicht möglich. In diesem Fall erfolgt zunächst eine Besprechung des Anliegens; die rechtliche Prüfung erfolgt anschließend außerhalb des Termins.

Ablauf der Erstberatung

Für Erstberatungstermine wird in der Regel ein Zeitrahmen von bis zu 60 Minuten vorgesehen. Dieser reicht in vielen Fällen aus, um Anliegen zu erfassen und konkrete Regelungsmöglichkeiten zu besprechen. 

Bei komplexen Sachverhalten dient der Termin häufig zunächst der Einordnung, Abgrenzung und Priorisierung der Themen. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann in strukturierten Folgeschritten.

6. Rahmenbedingungen im Termin

Begleitpersonen

Begleitpersonen sollten vorab mit dem Notariat abgestimmt werden. Dies ist erforderlich, da die räumlichen Kapazitäten nicht darauf ausgelegt sind, dass zu jedem Termin zusätzliche Personen ohne vorherige Abstimmung erscheinen. Eine Teilnahme von Begleitpersonen ist bei Beurkundungen außerdem mit Blick auf unsere weitreichende Verschwiegenheitspflicht nur zulässig, wenn alle anderen Beteiligten damit einverstanden.

Kinder sind als Begleitpersonen grundsätzlich nicht vorgesehen. Das gilt ganz besonders für Beurkundungstermine, da eine Beurkundung die konzentrierte Mitwirkung aller Beteiligten erfordert - wenn diese Konzentration nicht gewährleistet ist, darf die Beurkundung aus verfahrensrechtlichen Gründen möglicherweise nicht durchgeführt werden.

Haustiere

Haustiere sind in den Kanzleiräumen grundsätzlich nicht gestattet. Ausgenommen sind anerkannte Assistenzhunde.

Pünktlichkeit

Termine sind bitte pünktlich wahrzunehmen, da Verspätungen unseren Büroablauf beeinträchtigen und Auswirkungen auf weitere Termine haben können. Bei erheblichen Verspätungen behalten wir uns vor, den Termin nicht durchzuführen.

Terminabsagen / Nichterscheinen

Vereinbarte Termine sind verbindlich. Sollte ein Termin nicht wahrgenommen werden können, bitten wir um rechtzeitige Absage.

Ein unentschuldigtes Nichterscheinen ohne Absage kann dazu führen, dass zukünftige Terminvergaben eingeschränkt werden. Zudem können bereits entstandene Aufwendungen für vorbereitende Tätigkeiten nach den gesetzlichen Gebührenvorschriften in Rechnung gestellt werden.

7. Auswärtige Termine („Hausbesuche“)

Hausbesuche kommen nur in begründeten Ausnahmefällen in Betracht, insbesondere bei fehlender Mobilität. Sie sind organisatorisch aufwendig und werden daher nur im Einzelfall und in der Regel zu tagesrandnahen Zeiten durchgeführt.

Bitte stellen Sie sicher, dass
•  geeignete Parkmöglichkeiten vorab mitgeteilt werden,
•  alle Unterlagen vollständig bereitliegen,
•  der Ablauf ohne organisatorische Verzögerungen erfolgen kann und

•  jeder Kontakt des Notars mit Haustieren (gleich welcher Art und welcher Größe) vermieden wird,

Sofern Sie Raucher sind, bitten wir höflich darum, auch in Ihren eigenen Räumlichkeiten in Anwesenheit des Notars auf das Rauchen zu verzichten.

8. Parken und Anfahrt

Für Ihren Besuch bei uns stehen in der Umgebung verschiedene öffentliche Parkmöglichkeiten zur Verfügung:
• Hauptstraße nahe dem Notariat: Parken mit Parkscheibe bis 60 Minuten
• Warthstraße im Bereich Grundschule: Parken mit Parkscheibe bis 120 Minuten
• Weiherplatz und Umgebung: kostenpflichtige Parkplätze
• Hauptstraße im Bereich Gymnasium: langfristiges, kostenfreies Parken in fußläufiger Entfernung

9. Barrierefreiheit

Der gesamte Mandantenbereich unseres Büros befindet sich im Erdgeschoss und ist barrierefrei.

Aufgrund der baulichen Gegebenheiten im Wiehler Oberdorf besteht kein Behindertenparkplatz direkt vor der Haustür, die sich auf der Gebäuderückseite befindet. Für gehbeeinträchtigte Personen empfiehlt sich das Parken im Bereich der Hauptstraße sowie die Nutzung des barrierearmen Weges zwischen unserem Gebäude und der Stadtbücherei.

10. Kundentoilette

Eine Kundentoilette steht im Notariat zur Verfügung.