1. Aufgaben und Pflichten des Notars

Notare erfüllen vielfältige Aufgaben auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechts­pflege, also bei der Betreuung der freiwilligen bzw. einvernehmlichen Gestaltung privatrechtlicher Angelegenheiten. Sie dienen damit der Schaffung von Rechts­sicher­heit und der Streitvermeidung sowie Streitbeilegung.

Hierzu zählen insbesondere folgende Aufgaben:

• die Beurkundung von Willenserklärungen (Verträge und andere Vereinbarungen, Vollmachten, Testamente, Vertragsangebote, Genehmigungserklärungen, Zwangsvollstreckungsunterwerfungen, Stimmabgaben bei Beschlussfassungen etc.) sowie anderen Erklärungen (insbesondere Abnahme von Eiden und die Aufnahme von eidesstattlichen Versicherungen) und sonstigen Tatsachen (z.B. die Aufnahme von Verzeichnissen),

• die Beglaubigung und Bescheinigung bestimmter Umstände,
• die Durchführung von treuhänderischen Verwahrungsgeschäften (insbesondere Zahlungsabwicklungen über Notaranderkonto),
• die Anfertigung eigener und die Prüfung fremder Urkundenentwürfe,
• die (juristische) Beratung und die Vertretung der Auftraggeber (aber nur auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechtspflege).

Notare haben dagegen keine Befugnis, streitige Sach- und Rechtsfragen zu entscheiden oder in streitigen Angelegenheiten einseitig die Interessen eines Beteiligten wahrzunehmen. Darin unterscheiden sich die Aufgaben eines Notars wesentlich von denjenigen eines Richters einerseits und eines Rechtsanwalts anderseits. Streitenden Parteien kann ein Notar Gestaltungen zur freiwilligen und einvernehmlichen Beilegung ihres Streits vorschlagen, er kann aber niemanden zur Mitwirkung an einem notariellen Verfahren zwingen oder eine Parteivertretung in einem streitigen Verfahren übernehmen.

Die ihm zugewiesenen Aufgaben erfüllt der Notar nicht als privater Dienstleister, sondern als Träger eines öffentlichen Amtes. Daraus folgt u.a.:

• Die notariellen Befugnisse und deren Ausübung sowie die hiermit verbundene Verantwortung sind streng an die Person des Amtsinhabers und nicht an eine davon trennbare Organisation gebunden; demgegenüber meint „Notariat“ die Kanzlei eines Notars und deren Ausstattung (i.S.v. „Notarbüro“), d.h. die Amtsräume, Mitarbeiter etc.

• Ob der Notar für seine(n) Auftraggeber tätig wird und wie er seine Tätigkeit ausübt, richtet sich in erster Linie nicht nach einem privatrechtlichen Auftragsverhältnis, sondern nach öffentlich-rechtlichen Bestimmungen. Die Einhaltung dieses notariellen Berufsrechts steht nicht zur Disposition des Notars oder der Beteiligten. Eine Amtstätigkeit, die gegen seine Amtspflichten verstoßen würde, muss der Notar ablehnen, so insbesondere wenn seine Mitwirkung bei Handlungen verlangt wird, mit denen erkennbar unerlaubte oder unredliche Zwecke verfolgt werden.

• Der Notar muss amtsbereit sein und darf seine Amtstätigkeit nur im Ausnahmefall verweigern.

• Die örtliche Zuständigkeit eines Notars ist beschränkt in der Weise, dass der Notar seine Befugnisse nur innerhalb eines bestimmten räumlichen Bereichs ausüben darf/kann.
  

• Für die notarielle Amtstätigkeit werden Gebühren erhoben, die im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) vorgeschrieben und deshalb nicht verhandelbar sind (nähere Informationen).

• Die von einem Notar in Rahmen seiner Amtsbefugnisse errichteten Urkunden sind öffentliche Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung, deshalb kommt ihnen eine sehr weitreichende Beweiswirkung zu.

Sein Amt übt der Notar unabhängig aus, d.h.

• ähnlich wie ein Richter ist der Notar lediglich einer Rechtsaufsicht, aber keiner Fachaufsicht unterstellt, auf Lebenszeit ernannt (jedoch mit Altersgrenze 70) und darf nicht gegen seinen Willen räumlich versetzt werden,

• er hat (anders als ein Richter) die alleinige Organisationsgewalt über seine Geschäftsstelle („Notariat“) und übt seinen Beruf selbstständig – in freiberuflicher Struktur – aus,           
  

• es muss auch in wirtschaftlicher und persönlicher Hinsicht Unabhängigkeit gewahrt sein, und zwar sowohl von den Beteiligten an einem notariellen Verfahren als auch – im Falle einer Sozietät – von dem Sozius.

Von überragender Bedeutung ist die Verpflichtung des Notars zur Unparteilichkeit und zur Verschwiegenheit. Dabei heißt „Unparteilichkeit“ vor allem, dass der Notar nicht einseitig Partei ergreifen darf; er muss aber auch darauf achten, dass unerfahrene und ungewandte Beteiligte nicht benachteiligt werden (deshalb ist Neutralität nicht mit Passivität zu verwechseln). Der Notar steht über den widerstreitenden Interessen der Beteiligten und muss dabei helfen, diese Interessen rechtssicher zu einem Ausgleich zu bringen.

Verbindliche Richtschnur für jede rechtsberatende und -gestaltende notarielle Tätigkeit ist die Regelung des § 17 BeurkG, der u.a. vorschreibt, dass der Notar „den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, die Beteiligten über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren und ihre Erklärungen klar und unzweideutig in der Niederschrift wiedergeben“ soll. Der Notar muss deshalb die Ziele und Motive der Beteiligten durchaus hinterfragen, auch wenn dies den Beteiligten manchmal unangenehm sein mag oder sie den Sinn bestimmter Nachfragen nicht gleich erkennen können. Die wirtschaftlichen und steuerlichen Auswirkungen der beabsichtigten Gestaltung müssen die Beteiligten stets selbst prüfen bzw. anderweitig (z.B. von einem Steuerberater) prüfen lassen.

2. Was muss beurkundet werden?

3. Wie läuft ein Beurkundungsverfahren ab?

Die Beurkundung ist der zentrale, aber nicht der einzige Akt eines Beurkundungsverfahrens. Denn die notarielle Urkunde muss sorgfältig vorbereitet und abgewickelt werden.

Vorbereitung

Ein Beurkundungsverfahren beginnt regelmäßig damit, dass die Beteiligten den Notar (häufig aufgrund eines vorangegangenen Beratungsgesprächs mit ihm) mit der Vorbereitung einer Urkunde beauftragen oder dass ein Makler, Rechtsanwalt oder Steuerberater dem Notar einen solchen Auftrag im Namen der Beteiligten erteilt. Der Notar ermittelt die Gestaltungsziele der Beteiligten, überprüft den Gestaltungsbedarf und schlägt Gestaltungsmöglichkeiten vor. Hierzu ist ein persönliches Gespräch mit den Beteiligten häufig unerlässlich. Dies gilt insbesondere in sensiblen familien- und erbrechtlichen Angelegenheiten wie z.B. bei der Gestaltung eines Ehevertrages oder eines Testaments.

Auftragsgemäß wird sodann ein Urkundenentwurf erstellt und an die Beteiligten übersandt, damit die Beteiligten den Entwurf durchlesen und dem Notar etwaige Änderungs- und Ergänzungswünsche sowie ggf. noch fehlende Angaben mitteilen, Fragen an den Notar stellen und etwaige steuerliche Fragen eigenständig klären (lassen) können. Bei Bedarf wird der Entwurf durch den Notar geändert oder ergänzt und erneut an die Beteiligten geschickt, bis der Entwurf seine finale („beurkundungsreife“) Fassung erreicht hat. Dann kann ein Beurkundungstermin vereinbart werden.

Bei Grundstücksgeschäften, an denen ein Unternehmer und ein Verbraucher beteiligt sind, muss zwischen dem Vorliegen des finalen Entwurfs und der Beurkundung allerdings zwingend eine „Wartezeit“ von 14 Tagen eingehalten werden, damit der Verbraucher ausreichend Gelegenheit dazu hat, sich mit dem Gegenstand des beabsichtigten Rechtsgeschäfts auseinanderzusetzen und auf die Beurkundung vorzubereiten.

Beurkundung

Im Beurkundungstermin werden die Beteiligten von dem Notar identifiziert und der Notar verliest den Inhalt der Urkunde. Man darf sich hierunter aber keine „feierliche Lesestunde“ vorstellen. Denn das Vorlesen dient nicht rituellen oder zeremoniellen Zwecken. Vielmehr geht es um eine finale Vollständigkeits- und Richtigkeitskontrolle des Texts des beabsichtigten Rechtsgeschäfts; vor allem aber zwingt das Vorlesen den Notar und die Beteiligten dazu, den Text vollständig zur Kenntnis zu nehmen und sich mit seiner rechtlichen Bedeutung auseinanderzusetzen. 

Dass die Beteiligten die rechtliche Tragweite des Geschäfts verstehen und ihre Erklärungen klar und unzweideutig in der Urkunde wiedergeben werden, wird allerdings nicht durch das Vorlesen als solches sichergestellt, sondern durch eine umfassende Besprechung und Erläuterung des Inhalts der Urkunde und Klärung etwaiger Fragen mit den Beteiligten. Dies ist der Schwerpunkt der Beurkundung.

Wenn letztlich alles verstanden ist und alle einverstanden sind, wird die Niederschrift genehmigt und von allen Anwesenden (zuletzt vom Notar) eigenhändig unterschrieben. Wenn die Urkunde aus mehreren Seiten besteht, werden diese später mit Schnur und Siegel verbunden.

Aufgrund des vorstehend näher beschriebenen Vorbereitungsverfahrens ist in der Regel davon auszugehen, dass die Niederschrift so aufgenommen werden wird, wie sie vorbereitet wurde, und dass bei Verträgen deren Inhalt zwischen den Beteiligten bereits abschließend ausgehandelt ist. Ein Beurkundungstermin wird deshalb so geplant, dass die zur Verfügung stehende Zeit erfahrungsgemäß zum Verlesen und Erläutern des Urkundenentwurfs ausreicht. 

Sollte sich erst im Beurkundungstermin herausstellen, dass außergewöhnlich umfangreicher (Er-)Klärungsbedarf oder noch erheblicher Änderungs-oder Ergänzungsbedarf besteht, muss die Beurkundung deshalb mitunter verschoben werden. Um die hiermit verbundenen Unannehmlichkeiten für alle Beteiligten zu vermeiden, ist es wichtig, dass sich nicht nur der Notar, sondern auch die Beteiligten angemessen auf die Beurkundung vorbereiten und alle wesentlichen Änderungs- und Ergänzungswünsche sowie etwaige noch fehlende Angaben rechtzeitig vor der Beurkundung mitteilen.

Abwicklung

Nach Abschluss der Beurkundung beginnt der Vollzug der Urkunde: Es werden (beglaubigte) Abschriften und Ausfertigungen von der sog. Urschrift, die im Beurkundungstermin unterschrieben wurde, erstellt und an die Beteiligten verschickt.

Ferner werden Genehmigungen und sonstige Erklärungen angefordert, die für die Wirksamkeit des beurkundeten Rechtsgeschäfts und seine Durchführung erforderlich sind. Der Notar kommt Mitteilungs- und Anzeigepflichten gegenüber Behörden (insbesondere Finanzamt) und Gerichten nach und nimmt, soweit erforderlich, Registrierungen vor, z.B. im Zentralen Testaments- oder Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer.

Schließlich stellt der Notar für die Beteiligten die erforderlichen Anträge bei Behörden und Gerichten, veranlasst z.B. Eintragungen in das Grundbuch, Handelsregister etc. Bei Austauschverträgen – z.B. bei einem Grundstückskaufvertrag – überwacht und steuert er als „Amtstreuhänder“ die Abwicklung, so dass „Vorleistungsrisiken“ bestmöglich vermieden werden.